Teil 2b: Warum es jetzt wichtig ist, die Entgelte neu zu vereinbaren

Im ersten Teil dieses Artikels hatten wir einen Blick auf die Verbraucherpreise, die Preisentwicklung bei Energie und Brennstoffen im Jahresvergleich Februar 2022 und Februar 2021 gerichtet. In diesem Teil geht es um die Änderungen des SGB VIII durch das KJSG, die sich auf die Entgelte auswirken. Zum einen durch neue pädagogisch-fachliche Anforderungen und zum anderen durch Aufgaben, die die organisatorischen Rahmenbedingungen und die Verwaltung betreffen. 

Entgeltrelevant sind nach unserer Einschätzung insbesondere die Entwicklung, Anwendung und Überprüfung eines Gewaltschutzkonzeptes (dazu hier mehr) und damit verbunden die Verfahren bei einem Verdacht auf Kindeswohlgefährdung, sowie die Beteiligungsverfahren, Verfahren der Selbstvertretung und Gewährleistung von Beschwerdemöglichkeiten. 

Zudem wirken sich der erhöhte Aufwand bei Leitung und Verwaltung durch die geänderten Anforderungen an Dokumentation und Aktenführung, Qualitäts- und Konzeptentwicklung sowie Prozesssteuerung im Rahmen der Gewährleistung der Zuverlässigkeit und deren Nachweis auf die Entgelte aus. Darum geht es, wenn Du jetzt weiterliest.

Gewährleistung der Zuverlässigkeit

Bei der Erteilung der Betriebserlaubnis wurden bisher nur einrichtungsbezogene Kriterien herangezogen. Im Juni 2021 neu hinzugekommen ist nun das Kriterium der Zuverlässigkeit des Trägers. Dadurch etabliert sich die Geschäftsführung und Leitung des Trägers weiter als eigenständiger Aufgaben- und Verantwortungsbereich. 

Der Gesetzgeber will mit dem Kriterium der Trägerzuverlässigkeit Lücken schließen, „die dadurch entstehen konnten, dass ein unzuverlässiger Träger ein an sich beanstandungsfreies Konzept für eine Einrichtung vorgelegt hat“ und die Betriebserlaubnis deshalb zu erteilen war (Deutscher Bundestag, Drucksache 19/26107, S. 97). 

Den Begriff der Zuverlässigkeit sortiert die Gesetzesbegründung wie folgt ein: 

„Der unbestimmte Rechtsbegriff der ‚Zuverlässigkeit‘ hat sich als zentraler Begriff des Wirtschaftsverwaltungsrechts bewährt. Die Zuverlässigkeit wird bei erlaubnispflichtigen Gewerben regelmäßig vorausgesetzt (zum Beispiel nach dem Apothekengesetz, dem Kreditwesengesetz, der Gewerbeordnung, dem Gaststättengesetz oder dem Personenbeförderungsgesetz). Wie im SGB VIII obliegt auch dort demjenigen, dessen Zuverlässigkeit gefordert wird, kraft Berufsausübung eine Verantwortung für die Personen, denen gegenüber er Leistungen erbringt. […] Nach allgemein anerkannter Definition ist zuverlässig, wer die Gewähr dafür bietet, dass er die genehmigte Tätigkeit ordnungsgemäß ausführen wird. Das Tatbestandsmerkmal erfordert eine Prognose, die gerichtlich voll überprüfbar ist. Eine langjährige Rechtsprechung unter Bildung von Fallgruppen, an die grundsätzlich auch für die Betriebserlaubnisprüfung nach dem SGB VIII angeknüpft werden kann, hat dem Zuverlässigkeitserfordernis Kontur verliehen.“

(BT-Drs. 19/26107, S. 97)

Konkreter wird es leider nicht. Hier wird wohl die Praxis Licht ins Dunkel bringen müssen, wobei wir davon ausgehen, dass die Aufsichtsbehörden der einzelnen Bundesländer das Gesetz wie üblich unterschiedlich anwenden werden. 

Eine Orientierung kann ein Papier der Bundesarbeitsgemeinschaft der Landesjugendämter aus dem Jahr 2020 bieten, die sich in der „Orientierungshilfe ‚Kita-Träger als Qualitätsfaktor‘: Qualitätskriterien für die Tätigkeit von Kita-Trägern aus Sicht der Betriebserlaubnisbehörden“ mit der Zuverlässigkeit des Trägers bereits auseinandergesetzt hat (Link zur PDF). Die Orientierungshilfe ist auch insofern sehr gut, als dass sie sich mit der Rechtsprechung zur Trägerzuverlässigkeit auseinandersetzt und die entsprechenden Urteile nennt.

Da das entscheidende Kriterium für die Erteilung der Betriebserlaubnis die Gewährleistung des Kindewohls ist, wird wohl auch die Trägerzuverlässigkeit daran bemessen werden. Im Einzelnen wird es um die durchgehende Gewährleistung der räumlichen, fachlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen für den Betrieb gehen, also um 

  • die zuverlässige Gewährleistung des Kindeswohls, des Kinderschutzes und der Sicherung der Kinderrechte
  • die Gewährleistung der fachlichen (konzeptionellen) und personellen Voraussetzungen für den Betrieb
  • die Gewährleistung der Eignung des Personals umfasst die persönliche und fachliche Eignung, die Definition ist Aufgabe des Trägers und nicht der Aufsichtsbehörde
  • die Gewährleistung einer qualifizierten Leitung des Trägers
  • die Gewährleistung der baulichen und räumlichen Bedingungen
  • die Gewährleistung der wirtschaftlichen (und finanziellen) Voraussetzungen, u.a. Gewährleistung der Zahlungsfähigkeit – auch bei Zahlungsverzug der Jugendämter.

Direkten Aufschluss gibt das Gesetz in § 45 Abs. 2 Satz 3 SGB VIII zu den Kriterien, nach denen ein Träger die erforderliche Zuverlässigkeit nicht besitzt, nämlich insbesondere dann, wenn er 

  1. in der Vergangenheit nachhaltig gegen seine Mitwirkungs- und Meldepflichten nach den §§ 46 und 47 verstoßen hat,
  2. Personen entgegen eines behördlichen Beschäftigungsverbotes nach § 48 beschäftigt oder
  3. wiederholt gegen behördliche Auflagen verstoßen hat.

Buch- und Aktenführung

Laut § 45 Abs. 3 SGB VIII hat der Einrichtungsträger zur Prüfung der Voraussetzungen für die Erteilung der Betriebserlaubnis mit dem Antrag die Konzeption der Einrichtung vorzulegen, die auch Auskunft über Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung und -sicherung sowie zur ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung in Bezug auf den Betrieb der Einrichtung gibt.

In der Gesetzesbegründung heißt es dazu: „Über die Nachweispflicht […] wird bereits bei der Prüfung der Erteilung der Betriebserlaubnis sichergestellt, dass entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, um nötigenfalls einer Pflicht zur Vorlage der für die laufende Prüfung nach Erteilung gemäß § 46 Absatz 1 SGB VIII-E erforderlichen Unterlagen nachkommen zu können.“ (BT-Drs. 19/26107, S. 99). 

Ergänzt wird die Vorschrift durch § 47 Abs. 2 SGB VIII, der neu hinzugekommen ist: 

„Der Träger einer erlaubnispflichtigen Einrichtung hat den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buch- und Aktenführung entsprechend Aufzeichnungen über den Betrieb der Einrichtung und deren Ergebnisse anzufertigen sowie eine mindestens fünfjährige Aufbewahrung der einrichtungsbezogenen Aufzeichnungen sicherzustellen. Auf Verlangen der Betriebserlaubnisbehörde hat der Träger der Einrichtung den Nachweis der ordnungsgemäßen Buchführung zu erbringen; dies kann insbesondere durch die Bestätigung eines unabhängigen Steuer-, Wirtschafts- oder Buchprüfers erfolgen. Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht umfasst auch die Unterlagen zu räumlichen, wirtschaftlichen und personellen Voraussetzungen […] sowie zur Belegung der Einrichtung.“

(BT-Drs. 19/26107, S. 100)

Begründet wird dies mit dem Interesse des Gesetzgebers an einem wirksamen Kinderschutz. Demnach

„bedarf es der Möglichkeit einer hoheitlichen Kontrolle der entsprechenden Unterlagen. Eine Kontrolle allein durch vom Einrichtungsträger beauftragte Dritte ist vor dem Hintergrund des überragenden Schutzgutes (Kindeswohl) nicht ausreichend. Dies gilt auch dann, wenn Wirtschaftsprüfer berufsrechtlich und auch nach anderen Vorschriften zur Unabhängigkeit verpflichtet sind. Dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz wird dadurch Rechnung getragen, dass den Einrichtungsträgern die Art und Weise der Erfüllung ihrer Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten überlassen bleibt.“ 

(BT-Drs. 19/26107, S. 100)

Die Aufzeichnungen sollen ermöglichen, sich abzeichnende Missstände zu ermitteln, die sich „unmittelbar oder mittelbar auf die Aufrechterhaltung der Kindeswohlgewährleistung in der jeweiligen Einrichtung auswirken.“ (BT-Drs. 19/26107, S. 99).

Was heißt das für die Praxis?

Die Anforderungen an die Qualitätsentwicklung und Konzeptentwicklung steigen, da die Konzeption als Grundlage für die Betriebserlaubnis und die Umsetzung in der Praxis an Bedeutung gewinnt. 

Die Rolle von Führung und Leitung wird betont, durch den stärkeren Fokus auf ein eigenes Aufgaben- und Verantwortungsprofil. Die Geschäftsführung und Leitung einer Kita oder eines Jugendhilfeträgers „mal nebenbei“ mit zu erledigen, wird in der Zukunft nicht fortbestehen können. Dieser Effekt wird übrigens durch den Fachkräftemangel noch verstärkt – Mitarbeiterführung als Aufgabe gewinnt auch hierdurch extrem an Bedeutung. 

Der Träger muss gewährleisten, dass durchgehend ausreichend fachlich und persönlich geeignetes Personal vorhanden ist. Das umfasst nicht nur die reine Anzahl an „Köpfen“, sondern auch damit verbundene Prozesse, wie die Qualifizierung der Bewerbersuche, des Bewerbungs- und Einarbeitungsprozesses und auch die Fort- und Weiterbildung des bestehenden Personals. 

Die Aufzeichnung und Aufbewahrung von einrichtungsspezifischen Unterlagen muss qualifiziert werden. Das betrifft u.a. Raumpläne inkl. brandschutztechnischer Stellungnahme, Dienstpläne und Arbeitszeitnachweise sowie die Belegungsdokumentation. Die einrichtungsbezogenen Aufzeichnungen müssen laut § 47 Abs. 2 SGB VIII mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.

Schließlich rückt auch die Wirtschaftlichkeit und Zahlungsfähigkeit als Kriterium für die Gewährleistung des Kindeswohls stärker in den Fokus. Das impliziert aus unserer Sicht, dass Rücklagen vorhanden sein müssen, um in Krisen oder bei Zahlungsausfällen den (finanziellen) Fortbestand der Einrichtung zu gewährleisten. Das heißt auch, dass die Möglichkeit, Überschüsse bzw. Gewinne zu erwirtschaften, im Entgelt enthalten sein muss, um diese Rücklagen überhaupt bilden und erhalten zu können. 

Da die Aufzeichnungen für jede Einrichtung erstellt werden müssen, ist es zuletzt empfehlenswert als Träger mehrerer Einrichtungen die Buchhaltung spätestens jetzt auf eigene Kostenstellen für jede Einrichtung umzustellen. Das bedeutet nicht nur einen höheren Aufwand in der Buchhaltung, sondern auch höhere Kosten – die je nach Träger entweder intern als Personal- und Sachkosten (z.B. Software) oder als externe Verwaltungskosten (z.B. Buchhaltung, Steuerberatung, Datenschutz) entstehen dürften.

Alles in allem gibt es also einige Veränderungen und neue gesetzliche Anforderungen, die sich auf unterschiedliche Art und Weise und in unterschiedlichem Umfang auf die Kosten und die Vergütung der Leistungen auswirken. Da die Wirtschaftlichkeit der Einrichtung ein eigenes Zuverlässigkeitsmerkmal ist, spricht vieles dafür die Kosten jetzt – und dann in regelmäßigen Abständen – neu zu kalkulieren und Vereinbarungen mit den Jugendämtern abzuschließen.