Warum „4.800 € im Monat“ kein Vergleichsmaßstab ist
„Bei Träger XX bekomme ich 4.800 € im Monat.“ Solche Sätze schnappt man in der Jugendhilfe häufig auf – als Arbeitgeber und als Arbeitnehmer. Und für sich genommen sagt diese Zahl: wenig.
Und das ist ein Problem, wenn am Ende Äpfel mit Birnen verglichen werden. Stattdessen sollten zumindest einige grundlegende (und offensichtliche) Fragen geklärt werden: Brutto oder Netto? Hat die Stelle Nacht- oder Wochenenddienste und werden die zusätzlich bezahlt? Gibt es neben dem Gehalt weitere Zulagen und sind die in der Summe enthalten? Sind ein Zuschuss zur Altersvorsorge oder ein Sachbezug schon eingerechnet? Werden 12 dieser Monatsgehälter gezahlt oder zahlt ein Arbeitgeber ein 13. oder 14. Monatsgehalt?
Ohne diese Informationen ist die Zahl nicht mit der eines anderen Trägers vergleichbar, dessen Mitarbeitende ähnlich viele Dienste leisten, der das aber anders ausweist.
Nicht nur das “richtige” Brutto, sondern vor allem das, was davon am Ende auf netto dem Konto landet, ist von vielen Faktoren abhängig. Und diese Faktoren kann man so gestalten, dass am Ende beide Seiten etwas davon haben. Genau das schauen wir uns in diesem Artikel an (und lassen die persönlichen Komponenten, wie Steuerklasse, Freibeträge usw. dabei außen vor).
Die Grundrechnung: Zwei Wege, 100 € zu geben
Gehaltsverhandlungen laufen in der Praxis oft so ab, dass eine Summe genannt wird, beide Seiten nicken – und das eigentliche Gespräch über Bedürfnisse und Bestandteile findet nie statt. Klar, manchmal geht es wirklich nur um die nackte Zahl. Aber wer rechnen kann, stellt vorher die richtigen Fragen und weiß, was unter dem Strich rauskommt. Und wer als Träger seine Gehaltsstruktur kennt, kann diese Fragen überzeugend beantworten, ohne dabei das Budget zu sprengen.
Um die Gestaltungsmöglichkeiten zu veranschaulichen, starten wir mit einem einfachen Beispiel. Du möchtest einer Mitarbeiterin monatlich 100 € mehr zukommen lassen.
Weg 1: Du erhöhst das Grundgehalt um 100 € brutto. Durch die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung kostet dich das real etwa 125 €. Bei deiner Mitarbeiterin kommen davon – nach Lohnsteuer und ihrem eigenen Sozialversicherungsanteil – oft nur ca. 55 € netto an. Also weniger als die Hälfte von dem, was Du als Arbeitgeber zahlst.
Weg 2: Du kombinierst 50 € Gehaltserhöhung mit 50 € Sachbezug. Die 50 € Sachbezug (z. B. über eine Sachbezugskarte) kommen 1:1 an. Als Arbeitgeber zahlst du die 50 € und je nach Anbieter zzgl. eine kleine Verwaltungsgebühr. Die anderen 50 € als klassische Gehaltserhöhung kosten dich durch den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung etwa 62,50 €. Bei deiner Mitarbeiterin kommen davon netto rund 27 € an.
In Summe zahlst du für die 100-€-Erhöhung also etwa 112,50 € statt 125 € – und deine Mitarbeiterin hat am Ende rund 77 € netto mehr, statt 55 € bei einer reinen Gehaltserhöhung.
Warum das in der stationären Jugendhilfe besonders wirkungsvoll ist
In Kitas ist die Arbeitszeit Montag bis Freitag, je nach Öffnungszeit zwischen 7 und 17 Uhr. In der stationären Jugendhilfe ist sie das Gegenteil: Wechselschicht, Nachtdienste, Wochenenden, Feiertage. Genau diese Struktur eröffnet einen Hebel, den viele Träger nicht voll ausschöpfen: steuerfreie Zeitzuschläge.
Der größte Hebel: Zeitzuschläge nach § 3b EStG
§ 3b Einkommensteuergesetz erlaubt es, Zuschläge für tatsächlich geleistete Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit steuer- und sozialversicherungsfrei zu zahlen – bis zu festen Höchstsätzen, berechnet auf den Stundenlohn (den sogenannten Grundlohn):
| Arbeit zu besonderer Zeit | Gesetzlicher Höchstsatz (steuerfrei) |
|---|---|
| Nachtarbeit | 25 % (40 % zwischen 0–4 Uhr) |
| Sonntagsarbeit | 50 % |
| Feiertagsarbeit (ohne Freizeitausgleich) | 125 % (150 % am: 24.12. ab 14 Uhr, 25./26.12., 1.5., 31.12. ab 14 Uhr) |
Vier Punkte, die du dabei wissen musst:
- Es muss sich um tatsächlich geleistete Arbeit handeln. Pauschale Zuschläge ohne Bezug zu konkret erbrachten Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsstunden sind nicht steuerfrei – auch wenn sie „Zuschlag“ genannt werden. Eine saubere Zeiterfassung ist also die Voraussetzung für die Steuerfreiheit. Bei Lohnfortzahlung im Krankheitsfall wird es auch einen Anspruch auf Fortzahlung der (durchschnittlichen) Zeitzuschläge geben – da die Arbeit aber nicht tatsächlich geleistet wird, sind die Zuschläge dann nicht steuerfrei. Klingt kompliziert, ist es auch, Stichwort: Fiktivlohn.
- Eine Deckelung gibt es trotzdem. Steuerlich wird der Grundlohn nur bis 50 €/Stunde anerkannt, sozialversicherungsrechtlich gilt eine niedrigere Grenze von 25 €/Stunde.
- Du kannst einen Prozentsatz des Stundenlohnes zahlen oder einen festen Betrag, der dann im Verhältnis zum Stundenlohn die Grenzen in der Tabell oben nicht übersteigen darf.
- Im TVöD gibt es eine Anzahl verschiedener Zulagen: Wohnzulage, SuE-Zulage, Schichtzulage oder ähnlich – das sind keine Zeitzuschläge im Sinne von § 3b EStG. Zahlst du als Träger etwas vergleichbares, z.B. eine “Erschwerniszulage”, eine oder eine andere pauschale Zulage, unabhängig von tatsächlich geleisteten Nacht-, Feiertags- oder Sonntagsstunden, sind diese Zulagen voll steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Praktisch heißt das: In einer Wohngruppe mit regelmäßigem Nacht- und Wochenenddienst ist ein guter Teil der Vergütung, die über das Grundgehalt hinausgeht, bereits heute steuerfrei. Und genau dieser Anteil ist es, der bei einer spontan genannten „Monatsgehalt“-Zahl am leichtesten verschwindet oder verzerrt wird,
Der Werkzeugkoffer: weitere steuerfreie Bestandteile (Stand 2026)
Neben den Zeitzuschlägen gibt es ein ganzes Set an weiteren Bausteinen, mit denen sich das Netto erhöhen lässt, ohne die Arbeitgeberkosten in gleichem Maß zu erhöhen:
| Bestandteil | Höhe 2026 | Wichtigste Bedingung |
| Sachbezug (Gutscheine, Sachbezugskarte) | 50 €/Monat | Zusätzlich zum Gehalt, reine Freigrenze – 1 Cent mehr macht den ganzen Betrag steuerpflichtig |
| Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen | 60 € je Anlass | Geburtstag, Jubiläum, Hochzeit – mehrmals im Jahr möglich, aber nur als Sachleistung |
| Betriebsveranstaltungen | 110 € je Veranstaltung | Für bis zu 2 Veranstaltungen pro Jahr begünstigt |
| Fort- und Weiterbildung | unbegrenzt steuerfrei | Muss im überwiegend betrieblichen Interesse liegen |
| Betriebliche Altersvorsorge (Entgeltumwandlung) | 2026 bis 338 €/Monat sozialabgabenfrei, doppelter Betrag steuerfrei | Pflicht-Arbeitgeberzuschuss von mind. 15 %, wenn der AG selbst SV-Beiträge spart |
| Betriebliche Gesundheitsförderung | 600 €/Jahr | Nur von Krankenkassen anerkannte Kurse/Maßnahmen |
| Erholungsbeihilfe | 156 € Mitarbeitende, 104 € Ehepartner, 52 € je Kind, pro Jahr | Zweckgebunden für Erholung, AG versteuert pauschal mit 25 % |
| Kinderbetreuungszuschuss (Kindergarten, Kita) | unbegrenzt, in Höhe der tatsächlichen Kosten | Nur für nicht schulpflichtige Kinder, zusätzlich zum Gehalt |
| Fahrtkostenzuschuss (Pkw, ab dem 21. Kilometer) | 0,38 €/km | AG versteuert pauschal mit 15 % – dafür entfällt der Werbungskostenabzug der Mitarbeitenden in dieser Höhe |
Die Spielregeln, die man kennen muss
Steuerfreie Gehaltsbestandteile sind keine Selbstläufer. Drei Fallstricke begegnen uns in der Praxis am häufigsten:
- Zusätzlich zum Gehalt. Fast alle Bestandteile müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt gewährt werden. Ausnahme: die betriebliche Altersvorsorge, die gerade über Entgeltumwandlung funktioniert.
- Freigrenzen beachten. Bei einer Freigrenze (z. B. 50 € Sachbezug) wird bei Überschreitung – auch nur um einen Cent – der gesamte Betrag steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil.
- Dokumentation. Sachbezüge müssen im Lohnkonto erfasst werden, Zeitzuschläge brauchen einen Nachweis der tatsächlich geleisteten Stunden (Dienstplan), Erholungsbeihilfen einen Nachweis des Urlaubes. Das ist alles keine Hexenwerk, aber es muss vorhanden sein, damit die Steuerfreiheit nicht unnötig gefährdet wird.
Fazit: Zurück zur Ausgangsfrage
Die „4.800 € bei Träger XX“ aus der Einleitung sind also kein Vergleichsmaßstab – sie sind eine Einladung zum Nachfragen. Wer ein Gehaltsangebot bekommt oder macht, fährt mit diesen Fragen weiter als mit der bloßen Zahl:
- Wie hoch ist das Grundgehalt? Welche Zeitzuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit werden gezahlt?
- Werden diese Zuschläge stundengenau und nach tatsächlicher Arbeit abgerechnet – oder pauschal?
- Sind Sachbezug, bAV-Zuschuss oder Erholungsbeihilfe schon Teil des Angebots oder zusätzlich verhandelbar?
Für dich als Träger heißt das: Wenn du diese Struktur transparent machen kannst, hast du im Bewerbungsgespräch ein echtes Argument – eines, das nicht nur „mehr Gehalt“ verspricht, sondern zeigt, dass am Ende auch mehr ankommt.
Eine durchdachte Mischung aus Grundgehalt, Zeitzuschlägen und steuerfreien Zusatzleistungen bringt echtes Netto-Plus für Mitarbeitende, ohne die Personalkosten im gleichen Maß zu erhöhen wie eine reine Gehaltserhöhung. Und sie macht die genannte Monatszahl wieder zu dem, was sie sein sollte: ein nachvollziehbarer Teil einer größeren, fairen Gesamtrechnung – nicht eine Zahl, die man unkommentiert mit der nächsten vergleicht.
Sorgfalt ist trotzdem Pflicht: Zusätzlichkeitsprinzip, Freigrenzen und Dokumentation entscheiden darüber, ob die Steuerfreiheit am Ende wirklich greift. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung – für die konkrete Umsetzung in eurer Lohnbuchhaltung empfehlen wir, die Punkte mit eurem Steuerbüro durchzugehen.
„Aber das sind doch freiwillige Leistungen!“
Manchmal begegnet uns in der Entgeltverhandlung der Einwand, steuerfreie Gehaltsbestandteile seien freiwillig – und könnten daher in der Kalkulation nicht berücksichtigt werden. Das ist allerdings falsch.
Natürlich sind Zeitzuschläge, Sachbezüge oder Erholungsbeihilfen sogenannte freiwillige Leistungen und keine Pflicht. Manchmal stehen sie nicht einmal im Arbeitsvertrag. Das gilt aber genauso für Gehaltserhöhungen. Und trotzdem passiert es, weil sonst die Mitarbeiterin kündigt. Das gleiche gilt für zusätzliche Urlaubstage, für eine Jahressonderzahlung und für Zulagen aller Art. Trotzdem werden sie gezahlt, Jahr für Jahr, weil sie schlicht notwendig sind.
Wer die Logik „freiwillig = nicht entgeltrelevant“ konsequent zu Ende denkt, müsste eine Einrichtung akzeptieren, die ihre Mitarbeitenden einmal zu einem Einstiegsgehalt einstellt und dieses während der gesamten Betriebszugehörigkeit nie erhöht. Es ist offensichtlich, dass solch eine Einrichtung keinen Bestand haben wird und eine Jugendhilfeleistung nicht erbringen kann. Sie findet einfach kein Personal.
Die entscheidende Frage ist also nicht, ob eine Leistung verpflichtend ist, sondern ob sie notwendig ist – notwendig, um auf einem umkämpften Fachkräftemarkt qualifiziertes Personal zu gewinnen und zu halten.
Du möchtest wissen, wie du deine Personalkosten kalkuliert und prospektiv im Entgelt verhandelst? Dann schreibe uns über unser Kontaktformular.
Foto von Vitaly Gariev auf Unsplash