Wenn du als freier Träger ambulante Leistungen anbietest – zum Beispiel Erziehungsbeistand, Sozialpädagogische Familienhilfe – oder Leistungen der Eingliederungshilfe wie Schulbegleitung, erhältst du in der Regel eine Vergütung auf Stundenbasis. Grundlage ist eine kalkulierte und vereinbarte Fachleistungsstunde. Doch was beinhaltet diese Fachleistungsstunde, wie wird sie kalkuliert und was ist der Unterschied zwischen dem Brutto-Modell und dem Netto-Modell?
Wenn du eine Fachleistungsstunde (FLS) kalkulierst, stehst du im Grunde vor derselben Aufgabe wie ein Freelancer, der seinen Stundensatz ermittelt: Alle relevanten Kosten müssen erfasst, die tatsächlich verfügbare Arbeitszeit realistisch berechnet und beides in Relation gesetzt werden.
Der Unterschied liegt im Kontext. Im Bereich der ambulanten Hilfen zur Erziehung oder der Eingliederungshilfe verhandelst und vereinbarst du die Fachleistungsstunde mit dem Kostenträger – dem Jugendamt oder dem Träger der Eingliederungshilfe. Deine Kalkulation muss dabei sowohl betriebswirtschaftlich fundiert sein als auch den Grundsätzen des SGB VIII entsprechen – also leistungsgerecht, wirtschaftlich und sparsam sein. In diesem Beitrag erfährst du, welche Kostenbestandteile in eine FLS-Kalkulation gehören, wie du von der Bruttoarbeitszeit zur kalkulierbaren Jahresarbeitszeit kommst, und was das Netto-Modell vom Brutto-Modell unterscheidet – inklusive konkreter Rechenbeispiele.
Was ist eine Fachleistungsstunde?
Stell dir vor, du beauftragst einen Handwerker. Er steht eine Stunde bei dir auf der Baustelle – aber sein Stundensatz deckt weit mehr als diese eine Stunde: die Fahrt zu dir, sein Werkzeug, die Versicherung, den Chef im Büro, die Fortbildung, die er braucht, um seinen Job gut zu machen. Genau nach diesem Prinzip funktioniert die Fachleistungsstunde. Sie ist der kalkulierte Preis für eine Einheit professioneller Sozialarbeit – in der Jugendhilfe wie in der Eingliederungshilfe. Der vereinbarte Stundensatz trägt nicht nur die direkte Zeit mit dem Leistungsberechtigten, sondern alle Kosten, die entstehen, damit diese Arbeit überhaupt stattfinden kann: Personalkosten, Leitung, Supervision, Sachkosten – und die Zeit für Dokumentation, Teamsitzung und Vor- und Nachbereitung. Was vereinbart und erbracht wird, muss kostendeckend vergütet sein.
Kostenbestandteile der Fachleistungsstunde
Die Fachleistungsstunde beinhaltet alle Kosten, die entstehen, damit eine Fachkraft ihre Arbeit leisten kann. Diese Kosten lassen sich in fünf Kategorien gliedern.
- Personalkosten
- Personalnebenkosten
- Leitungskosten und Trägeroverhead
- Sachkosten
- Investitionsfolgekosten
Personalkosten der Fachkraft
Der größte Kostenblock sind die Personalkosten der unmittelbar leistungserbringenden Fachkraft oder des Teams. Dabei gilt: Du brichst die Fachleistungsstunde immer auf ein Vollzeitäquivalent (VZÄ) herunter. Du kannst also auch die Personalkosten mehrerer Teil- oder Vollzeitkräfte zusammenfassen, solange die Gesamtkosten durch ihren Beschäftigungsumfang geteilt werden und wieder ein VZÄ ergeben.
| Hinweis: Kostenverteilung auf das VZÄ Die Gesamtkosten werden zur Berechnung der Fachleistungsstunde auf eine Vollzeitstelle heruntergebrochen. Ein Großteil der Kosten wird also anteilig je Fachkraft berücksichtigt. |
Zu den Personalkosten zählen:
- Bruttogehalt der Fachkraft gemäß Tarifvertrag oder Hausregelung
- Ggf. Zulagen, Zuschläge und Jahressonderzahlungen, Zuschüsse zur betrieblichen Altervorsorge
- Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, Insolvenzgeldumlage, Umlagen U1 und U2)
Personalnebenkosten
Personalnebenkosten entstehen im Zusammenhang mit dem Beschäftigungsverhältnis, sind aber nicht Teil des unmittelbaren Gehalts. Dazu gehören:
- Fortbildungskosten
- Kosten für Supervision und Fachberatung
- Beiträge zur Berufsgenossenschaft
- Kosten für Arbeitssicherheit (z. B. arbeitsmedizinische Untersuchungen, Sicherheitsbeauftragter)
- Kosten für Brandschutz und Arbeitsstättenauflagen, sofern eigene Räume genutzt werden
Leitungskosten und Trägeroverhead
Eine professionelle ambulante Hilfe braucht Leitung – auf zwei Ebenen:
Die fachliche Leitung verantwortet die inhaltliche Qualität der Arbeit: Sie führt Fallbesprechungen, sichert die fachliche Anleitung der Mitarbeitenden und übernimmt Qualitätsentwicklung. Ihre anteiligen Personalkosten gehören in die FLS-Kalkulation.
Die Gesamtleitung und der Trägeroverhead umfassen die Kosten der Geschäftsführung und der Verwaltung. Dazu zählen die kaufmännische Verwaltung, Personalverwaltung, Buchhaltung, Öffentlichkeitsarbeit sowie alle allgemeinen Verwaltungsaufgaben des Trägers. Auch diese Kosten sind anteilig in der Fachleistungsstunde zu berücksichtigen.
Sachkosten
Sachkosten sind alle materiellen und infrastrukturellen Aufwendungen, die für die Leistungserbringung notwendig sind. Dazu zählen
- Miete für Beratungsräume oder Büroflächen
- Mietnebenkosten (Strom, Wasser, Abwasser,, Heizung, Gebühren für Straßenreinigung, Müll, Schornsteinfeger)
- Instandhaltung/ Reparatur
- Wirtschaftsbedarf (Gebäudereinigung Gebäude und Fenster, Verbrauchsmittel, Überwachung und Bewachung sonstiges )
- Fahrtkosten / Mobilität (entweder als Leasingrate oder Abschreibung für Dienstfahrzeuge zzgl. KFZ-Steuer, KFZ-Versicherung und laufende Kosten; oder als Nutzungspauschale bei privaten Fahrzeugen der Mitarbeitenden)
- Verbandsbeiträge, Versicherungen, Buchhaltung/ Buchführung, Personalbeschaffung,
- Präsentation und Bewirtung, Rechtsberatung und Beratung, Abschluss- und Prüfungskosten,
- Kontoführung, Qualitätssicherung
- Kommunikations- und Büromaterial (Büromaterial, EDV, Software, Telefon /Porto, Fachliteratur, Betreuungsgeld, Hygieneschutz, Spiel- Lern- und Bastelmaterial
- Technische Ausstattung: Arbeitsmittel der Fachkräfte wie Laptop, Telefon, Software
| Hinweis: Teilzeitfaktor beachten Auch Teilzeitkräfte benötigen ein ganzes Telefon, einen ganzen Laptop und ein ganzes Fahrzeug. Ist der Anteil an Teilzeitkräften hoch, verursachen sie anteilig höhere Sachkosten – das muss bei der Kalkulation berücksichtigt werden. |
Investitionsfolgekosten
Häufig findet bei der Kalkulation von Fachleistungsstunden – anders als bei stationären Entgelten, wo betriebsnotwendige Investitionen gemäß § 78b SGB VIII gesondert ausgewiesen werden – keine Trennung von Sach- und Investitionskosten statt. Werden Fahrzeuge, technische Geräte oder Einrichtungsgegenstände wie z.B. Büromöbel angeschafft, sind das betriebsnotwendige Investitionen und es entstehen sogenannte Investitionsfolgekosten. Sie werden über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben und anteilig in die jährliche Kalkulation einbezogen. Beispiel: Ein Dienstfahrzeug mit einem Anschaffungswert von 30.000 € und einer Nutzungsdauer von 6 Jahren erzeugt eine jährliche Abschreibung von 5.000 €, die kalkuliert werden muss. Der Kraftstoffverbrauch, Reparaturen, Steuern und Versicherungen hingegen werden bei den Sachkosten kalkuliert.
Von der Bruttoarbeitszeit zur Nettojahresarbeitszeit
Die zweite zentrale Größe neben den Gesamtkosten ist die tatsächlich kalkulierbare Arbeitszeit. Sie wird als Teiler für die Stundenpreisberechnung verwendet.
Welche Zeiten werden abgezogen?
Schauen wir uns den Zeitfaktor an. Von den 365 Tagen eines Jahres ziehst du zunächst Wochenenden und Feiertage ab – dann bleiben noch 250 Tage übrig. Deine Beschäftigten haben außerdem Anspruch auf Urlaub – wir gehen von 30 Tagen aus. Außerdem musst du damit rechnen, dass Mitarbeitende krank werden. Ob und wie lange, lässt sich natürlich nicht vorhersagen. Mit einem Durchschnittswert von 15 Tagen solltest du aber mindestens rechnen – Krankenkassenreports zeigen, dass Beschäftigte im Sozialwesen überdurchschnittlich hohe krankheitsbedingte Fehlzeiten (AU-Tage) aufweisen.
In einigen Bundesländern gibt es einen Rechtsanspruch auf Bildungsurlaub – prüfe die gesetzlichen Regelungen in deinem Bundesland. Auch diese Tage stehen als Arbeitszeit nicht zur Verfügung und müssen von der Bruttoarbeitszeit abgezogen werden.
365 Tage/Jahr
– 104 Wochenendtage/Jahr
– 10 Feiertage/Jahr (je nach Bundesland)
– 30 Tage Urlaub
– 15 Fehltage (wegen Krankheit usw. )
Zwischenergebnis = 206 Arbeitstage/Jahr
Hier ziehen wir noch Fortbildungstage ab – damit ist nicht der Bildungsurlaub gemeint, sondern die fachliche Fortbildung, die dazu dient, das fachliche Können und Wissen aktuell zu halten.
– 3 Tage Fortbildung
Ergebnis = 203 Arbeitstage/Jahr
Rechenbeispiel: Nettojahresarbeitszeit berechnen
Nun werden die Tage noch mit der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit multipliziert – zum Beispiel 40 Stunden pro Woche bzw. 8 Stunden pro Tag bei einer Vollzeitkraft.
203 Tage x 8 Stunden = 1.624 Stunden.
Die Nettojahresarbeitszeit ist der Nenner der Kalkulation. Sie bestimmt, auf wie viele Stunden die Gesamtkosten verteilt werden können.
Jetzt setzt du die Kosten und die produktive Arbeitszeit zueinander ins Verhältnis. Die Formel dafür lautet:
Kosten / Arbeitszeit = Stundensatz
Direkte und indirekte Leistungen: Was gehört zur Fachleistungsstunde?
Eine Fachleistungsstunde beinhaltet direkte und indirekte Tätigkeiten, manchmal auch als fallspezifische und fallunspezifische Tätigkeiten bezeichnet. Wir halten die erste Bezeichnung aber für präziser, da auch indirekte Leistungen fallspezifisch sein können.
Direkte Tätigkeiten sind z.B.
- Vor- und Nachbereitung von Hilfeplangesprächen gemeinsam mit Klienten
- Arbeit mit dem Leistungsberechtigten (persönlich bzw. telefonisch)
- fallbezogene Termine und Gespräche mit anderen Institutionen/ beteiligten Helfersystemen zur Umsetzung der Hilfeplanziele
- Teilnahme an Hilfeplangesprächen sowie alle anderen Kontakte und Telefonate mit dem Jugendamt
- Berichtswesen bei Falldokumentation mit dem Klienten gemeinsam
Indirekte Tätigkeiten sind z.B.
- trägerinterne Fallberatungen bezogen auf den Klienten/Fall
- Dokumentation des Fallverlaufes und Berichtswesen (z.B. Zwischen- und Abschlussberichte, Führen des Leistungsnachweises)
- Supervision
- Vor- und Nachbereitung des direkten Kontaktes
- Netzwerkarbeit, Öffentlichkeitsarbeit, Sozialraumarbeit
- Qualitätszirkel/Facharbeitskreise/Teilnahme an regionalen Arbeitskreisen
- Teamgespräche/ Teamsitzungen/ Dienstberatungen
- Teilnahme an Belehrungen und ähnlichen Terminen (Arbeitssicherheit, Datenschutz, Betriebsarzt)
- Planung von Hilfeplanterminen und Neuaufnahmen
- Leitungskontakte
- Fahrt- und Wegezeiten
Im nächsten Abschnitt geht es darum, wie die indirekten Zeiten in der Fachleistungsstunde berücksichtigt werden. Dafür gibt es zwei Modelle: Dass Netto-Modell und das Brutto-Modell.
Netto-Modell: 60 Minuten face-to-face als Abrechnungseinheit
Beim Netto-Modell gilt: Eine Fachleistungsstunde entspricht genau 60 Minuten direkter Leistungszeit.
Alle indirekten Leistungen, die mit dieser direkten Stunde verbunden sind, kommen oben drauf.
Diese indirekten Zeiten werden von der Jahres-Nettoarbeitszeit abgezogen, bevor die abrechnungsfähigen Stunden ermittelt werden. Häufig als prozentualer Anteil. In unserem Beispiel rechnen wir einmal mit 20 Minuten (25 Prozent) und mit 10 Minuten (14,29 Prozent) indirekter Tätigkeiten je 60 Minuten direkter Arbeit.
Rechenbeispiel Netto-Modell
Wir nehmen die weiter oben ermittelte Nettoarbeitszeit der Fachkraft von 1.624 Stunden pro Jahr. Je direkter Leistungsstunde werden einmal 20 Minuten indirekte Zeit erbracht und einmal 10 Minuten.
| Kennzahl | Variante A (20 Min.) | Variante B (10 Min.) |
| Indirekte Zeit je Einheit | 20 Minuten | 10 Minuten |
| Gesamtzeit je Einheit | 80 Minuten | 70 Minuten |
| Anteil indirekter Zeit | 25,00 % | 14,29 % |
| Bruttoarbeitszeit/Jahr | 1.624 Stunden | 1.624 Stunden |
| Indirekte Zeit/Jahr | 406 Stunden | 232,00 Stunden |
| Abrechnungsfähige Stunden/Jahr | 1.218 Stunden | 1.392,00 Stunden |
| FLS-Preis (bei 90.000 € Kosten) | 73,89 € | 64,66 € |
Der Preis gilt für die 60-Minuten-Abrechnungseinheit. Die indirekte Zeit ist über den höheren Stundensatz finanziert – nicht als separate Position.
Das Brutto-Modell: Indirekte Zeit in der Abrechnungseinheit enthalten
Beim Brutto-Modell ist die Logik umgekehrt: Eine Fachleistungsstunde umfasst weiterhin 60 Minuten – aber davon sind nicht alle 60 Minuten direkte Leistungszeit. Ein Teil der Einheit ist für indirekte Leistungen reserviert.
Verteilungen in unserem Beispiel:
- 50 Minuten face-to-face + 10 Minuten indirekte Leistungen
- 40 Minuten face-to-face + 20 Minuten indirekte Leistungen
Wichtig zu beachten ist die Auswirkung auf das bewilligte Zeitbudget: Wenn ein Leistungsberechtigter sechs Stunden direkte Leistung pro Woche benötigt, muss beim Brutto-Modell ein höheres Stundenbudget vereinbart werden. Aus 6 × 60 Minuten face-to-face werden bei einem 40/20-Modell 9 × 60 Minuten FLS. Die Gesamtkosten der Hilfe bleiben dabei gleich!
Vergleich Netto-Modell und Brutto-Modell
Beide Modelle sind in der Praxis verbreitet, wobei nach unserer Erfahrung das Netto-Modell dominiert.
| Merkmal | Netto-Modell | Brutto-Modell |
| Face-to-face je Einheit | 60 Minuten | z. B. 40–50 Minuten |
| Indirekte Leistungen | als zusätzliche Zeit enthalten | In der 60 Minuten FLS enthalten |
| Abrechnungseinheit | 60 Minuten | 60 Minuten |
| Budget bei gleicher direkter Zeit | Niedriger | Höher |
Das Netto-Modell ist intuitiver und wirkt transparenter – für eine bezahlte Stunde bekommt man 60 Minuten direkte Leistung. Das Brutto-Modell wirkt günstiger, erfordert aber ein höheres Gesamtbudget für gleiche direkte Leistungszeiten.
Fazit: Kalkulieren lohnt sich
Auch im ambulanten Bereich gilt der Grundsatz leistungsgerechter Entgelte – d.h. Grundlage der Kalkulation der Fachleistungsstunde sind die Leistungs- und Qualitätsmerkmale des Angebotes. Demnach sind also auch der Umfang der oben beschriebenen Faktoren unterschiedlich und abhängig vom konkreten Leistungsangebot.
So kann es beispielsweise ein Qualitätsmerkmal sein, 12 x jährlich jeweils 2 Stunden Supervision in einem Team von höchstens 8 Personen durchzuführen. Das hat Auswirkungen auf die indirekten Zeiten. Das gleiche gilt für die Frequenz und Dauer von Teambesprechungen oder von kollegialer Fallberatung.
Auch der Umgang mit Fehlkontakten und damit zusammenhängend die Auslastung der eingesetzten Fachkräfte sind weitere Themen, die bei der Kalkulation einer Fachleistungsstunde beachtet werden sollten und bei der Kalkulation eine Rolle spielen.
Mache dir daher frühzeitig Gedanken, zu welchem Stundensatz du die Leistung anbieten kannst. Davon hängt ab, ob dein Angebot überhaupt umsetzbar ist. Deine Kosten und deine produktive Arbeitszeit sind die beiden entscheidenden Faktoren. Informiere dich deshalb frühzeitig bei deinem örtlich zuständigen öffentlichen Träger: Welches Modell ist üblich? Welche Tätigkeiten zählen als direkte, welche als indirekte Leistungen? Und welche Qualitätsmerkmale werden erwartet?
Nettoarbeitszeit-Rechner: Unser Tool für die Berechnung der Nettoarbeitszeit
Wie du feststellen kannst, ist die Berechnung der Nettoarbeitszeit einer der zentralen Faktoren für die korrekte Kalkulation der Fachleistungsstunden.
Nutze dafür unseren Nettoarbeitszeit-Rechner, um die Nettoarbeitszeit schnell und präzise zu berechnen. Das Tool, findest du hier: Nettoarbeitszeit-Rechner
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